komputerisasi hasil penjulan

1 Judul: KOMPUTERISASI SISTEM PENJUALAN TUNAI
PADA PT. WATER SOLUTION INDONESIA JAKARTA
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 Umum
Suatu sistem inforamasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi, informasi
yang relevan sangat mendukung upaya-upaya teknologi informasi membuat
perusahaan berusaha untuk memanfaatkan teknologi ini secara maksimal kecepatan
dan ketepatan dalam menyajian informasi sangat membantu perusahaan dalam
pengembangan usaha. Didalam pemanfaatan teknologi ini kecepatan pengaksesan
serta pengolahan data sangat diperlukan sekali dalam mengatasi setiap permasalahan
yang ada didalam perusahaan atau instansi yang memanfaatkan teknologi informasi
ini, untuk itu sangat diperlukan informasi yang akurat, tepat waktu dan relavan.
Sistem informasi bukan merupakan suatu hal yang baru, tapi bagaimana suatu
sistem itu agar dapat dikomputerisasikan. Sebelum ada komputer, teknik ini telah ada
untuk memberikan kepada manager, informasi yang mereka rencanakan dapat
dikendalikan agar memungkinkan untuk dioperasikan, komputer telah menambah
satu atau dua dimensi, seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang
meningkatkan yang memungkinkan pertimbangan alternatif-alternatif yang lebih
banyak dalam suatu keputusan. Didalam suatu organisasi terdiri atas, banyak dalam
suatu keputusan. dan sejumlah unsur-unsur, orang-orang yang mempunyai
bermacam-macam peran dalam organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas yang
2 harus diselesaikan, tempat kerja, wewenang pekerjaan serta hubungan komunikasi,
yang mengikat bersama organisasi tersebut sistem informasi merupakan penerapan
sistem didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan
oleh semua tingkatan manajemen.
Sistem penjualan dirancang untuk menangani transaksi penjualan. Sistem
penjualan yang diusulkan adalah suatu sistem yang menggunakan komputer sebagai
alat bantu mengolah penjualan. Adapun tujuan dari sistem penjualan usulan adalah
untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Ada
kalanya sistem yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik
dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam
laporan. Hal ini kemumgkinan disebabkan karena perkembangan usah perusahaan.
Sehingga menuntut sistem akuntansi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
4.2 Prosedur Sistem Usulan
Adapun prosedur sistem akutansi usulan PT. Water Solution Indonesia adalah
sebagai berikut :
a. Prosedur Pemesanan Barang
Pada proses ini, Customer memesan barang melalui fax dengan mengirimkan
Formulr pemesanan barang (FPB) ke bagian Sales Suport. Kemudian Sales
Suport membuka file Customer bagi Customer yang biasa membeli sedangkan
bagi Customer baru atau yang belum pernah membeli barang, biasanya
penawaran melalui telepon, dengan meminta data Customer dan disimpan
3 kedalam file Customer Setelah bagian Sales Suport menerima formulir
pemesanan barang (FPB) dan disimpan sebagai arsip pemesanan, kemudian
bagian Sales Support membuat Formulir Pesanan Customer (FPC)
berdasarkan formulir pemesanan barang tersebut. Kemudian Sales Suport
membuka data barang yang ada di File Data Barang. Formulir Pesanan
Customer (FPC) tersebut terdiri dari dua rangkap : kesatu untuk disimpan
sebagai File Pesanan dan kedua untuk diberikan ke bagian Distribution,
sebagai bukti adanya pemesanan barang.
b. Prosedur Pengiriman Barang dan Pembayaran
Pada proses ini, setelah bagian Distribution menerima Formulir Pesanan
Customer (FPC) dan mempersiapkan barang pesanan Customer, kemudian
bagian Distribution membuat Surat Jalan (SJ) yang terdiri dari empat rangkap
: kesatu untuk diberikan ke Customer, kedua untuk bagian Sales Suport,
ketiga untuk bagian Finance Manager, dan keempat untuk File bagian
Distribution. Setelah bagian Finance Manager menerima Surat Jalan (SJ),
kemudian bagian Finance Manager membuat Invoice. Kemudian Invoice dan
Surat Jalan tersebut dijadikan satu dan diserahkan ke bagian Distribution,
untuk dibawa ke Customer beserta barang pesanan. Setelah Customer
menerima Surat Jalan, Invoice dan ditandatangani oleh Customer, dan
Customer melakukan pembayaran secara tunai, kemudian Invoice-acc dan
uang tunai tersebut dibawa kembali oleh bagian Distribusition yang nantinya
akan serahkan kepada bagian Finance Manager sebagai bukti pembayaran
yang kemudian dimasukan kedalam File Pembayaran.
4 c. Proses Pembutan Laporan
Pada proses ini, bagian Finance Manager membuat laporan Penjualan
berdasarkan data – data yang ada pada File Pembayaran dan File Pesanan,
laporan tersebut akan dicetak untuk diserahkan kepada Direktur setiap satu
bulan.
4.3 Diagram Alir data ( DAD ) Sistem Usulan
Data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
5
Invoice, Laporan Penjualan
FPB, Invoice-acc, SJ (4)-acc
SJ (1&4), Invoice
FPB, SJ (2)
FPC (2), Invoice
Invoice-acc,
SJ (4)-acc
Laporan Penjualan
SJ (3) Invoice-acc
FPC (2 rangkap)
SJ (4 rangkap),
Invoice,
Invoice-acc
Keterangan :
FPB : Formulir Pemesanan Barang
FPC : Formulir Pesanan Customer
SJ : Surat Jalan
Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Usulan
Customer
Sales
Suport
Komputerisasi
sistem penjualan
tunai Pada
PT. Water
Solution Indonesia
Distribution
Distribution
Direktur
6
Keterangan :
FPB : Formulir Pemesanan Barang
FPC : Formulir Pesanan Customer
SJ : Surat Jalan
Gambar IV.II
Diagram Nol Sistem Usulan
SJ (3)
FPB
Data Pesanan
Data Bayar
SJ (2)
SJ (4)-acc
Invoice-acc SJ (4)-acc
Invoice, Invoice-acc
FPC
(2)
SJ (1&4), Invoice
FPC (2 rangkap)
FPB
FPB
1.0
Pemesanan
Barang
File Customer File Barang
Data Customer Data Barang
Data Customer
Customer
Sales
Suport
2.0
Pengiriman
Barang &
Pembayaran
File Pesanan File FPB
Distribution
SJ (4 rangkap),
Invoice, Invoice-acc
File SJ
Finance
Manager
File Pesanan
3.0
Pembuatan
Laporan
Direktur
Laporan Penjualan
Data Pesanan
File Pembayaran
Data Bayar
Invoice
7
FPC (2 rangkap)
Data Barang
FPC (2)
Data Pesanan
File Customer
Keterangan :
FPB : Formulir Pemesanan Barang
FPC : Formulir Pesanan Customer
Gambar IV.3
Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan
FPB
FPB
Customer
1.1
Pemeriksaan
FPB
Sales Suport
File Barang
FPB
Arsip FPB
1.2
Pembuatan
FPC
Distribution
File Pesanan
File Customer
8
SJ (3)
SJ (1&4), Invoice
Invoice-acc, SJ (4)-acc
Data Bayar
Invoice-acc
Invoice-acc
SJ (4)-acc
Keterangan :
SJ : Surat Jalan
Gambar IV.4
Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan
Invoice
Distribution
SJ (4 rangkap)
Invoice
Sales Suport
SJ (2)
Invoice
Finance
Manager
Customer
2.3
Pembayaran
File Pembayaran
File SJ
2.2
Penyerahan
barang
2.1
Pembuatan
Surat
Jalan
9 4.4 Kamus Data Sistem Usulan
Dalam Kamus data Sistem Usulan ini akan dicoba untuk menggambarkan
dalam bentuk dokumen keluaran dengan menggunakan notasi struktur data dan notasi
tipe data dokumen input dan output.
4.4.1 Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : Formulir Pemesanan Barang
Alias : FPB
Bentuk Data : Dokumen atau formulir
Arus Data : Customer – Proses 1.0
Proses 1.0 – Sales Suport
Penjelasan : Sebagai Bukti Pemesanan Barang
Volume : 1 (satu) lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nm_Prsh + Judul + Nm_Cust+Almt + No_FPB + Tgl
Keterangan : -
Nm_Prsh * Nama Perusahaan *
Judul * Nama Dokumen *
Nm_Cust * Nama Customer *
Almt * Alamat *
No_Cust * Terdiri dari 8 digit *
Tgl * Tanggal + Bulan + Tahun *
Isi = No + Kd_Brg + Nm_Brg + Uk_Kem + Jml_Brg +
Satuan + Hrg + Disc + Total_Hrg
10 Keterangan : -
No * Nomor Urut *
@ Kd_brg Terdiri dari 3 digit
Nm_Brg * Nama_Barang *
Uk_Kem * Ukuran Kemasan *
Jml_Brg * Banyaknya Barang *
Satuan * Dalam Dus *
Hrg * Harga Satuan *
Disc * Discount *
Total * Total Harga *
Footer = Total + Pajak + Total _Bersih
Keterangan : -
Total * Total sebelum Pajak *
Pajak * Pajak *
Total_Bersih = Total Sesudah Pajak
2. Nama Arus Data : Formulir Pesanan Customer
Alias : FPC
Bentuk Data : Dokumen atau formulir
Arus Data : Sales Suport – Proses 1.0
Proses 1.0 - Distribution
Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan barang
Volume : 2 (satu) lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
11 Header = Nm_Prsh + Judul + Tanggal + No_Psn +
Tgl_Psn + Kd_Cust + Nm_Cust +Almt
Keterangan : -
Nm_Prsh * Nama Perusahaan *
Judul * Nama Dokumen *
Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun
@ No_Psn Terdiri dari 8 digit
Tgl_Psn * Tanggal + Bulan + Tahun *
@ Kd_Cust Terdiri dari 6 digit
Nm_Cust * Nama Customer *
Almt * Alamat Customer *
Isi = Kd_Brg + Nm_Brg + Jml + Satuan + Hrg + Total_Hrg
Keterangan : -
@ Kd_Brg Terdiri dari 3 digit
Nm_Brg * Nama Barang *
Jml * Jumlsh Barang *
Satuan * Dalam Dus *
Hrg * Harga Satuan *
Total_Hrg * Total Bayar *
Footer = Dikeluarkan Oleh + Hormat kami
Keterangan : -
Dikeluarkan Oleh = Bagian Sales Suport + Paraf
Hormat Kami = Bagian Distribusi + Paraf
12 4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : Surat Jalan
Alias : SJ
Bentuk Data : Dokumen atau formulir
Arus Data : Distribution – Proses 2.0
Proses 2.0 – Sales Suport
Proses 2.0 – Finance Manager
Proses 2.0 - Customer
Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang yang dibeli
Volume : 4 (empat) lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nm_Prsh + Judul + No_SJ + Tgl_Sj+ No_Psn +
Tgl_Psn + Kd_Cust + Nm_Cust + Almt + No_Telp
Keterangan : -
Nm_Prsh * Nama Perusahaan *
Judul * Namal Dokumen *
@ No_SJ Terdiri dari 8 digit
Tgl_SJ * Tangal + Bulan + Tahun *
@ No_Psn Terdiri dari 8 digit
Kd_Cust Terdiri dari 6 digit
Nm_Cust * Nama Customer *
Almt * Alamat Customer *
No_Telp * No. Telepon *
13 Isi = No + Kd_Brg+ Nm_Brg + Jml + Satuan + Ket
Keterangan : -
No * No Urut *
@ Kd_Brg Terdiri dari 3 digit
Nm_Brg * Nama Barang *
Jml * Jumlah Barang *
Satuan * Dalam Dus *
Footer = Penerima + Dikeluarkan
Keterangan : -
Penerima = Nama_penerima + paraf
Dikeluarkan = Bagian Distribusi + Paraf
2. Nama Arus Data : Invoice
Alias : Faktur
Bentuk Data : Cetakan Kertas
Arus Data : Finance Manager _ Proses 2.0
Proses 2.0 – Distribution
Distribution - Proses 2.0
Proses 2.0 – Costomer
Costomer – Proses 2.0
Proses 2.0 - Distribution
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran barang
Volume : 2 (satu) lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
14 Header = Nm_Prsh + judul + No_Invoice + No_Psn + Tgl_Psn
+ Nm_Cust + Almt
Keterangan : -
Nm_Prsh * Nama Perusahaan *
Judul * Nama Dokumen *
@ No_Invoice Terdiri dari 8 digit
No_Psn Terdiri dari 8 digit
Nm_Cust * Nama Customer *
Tgl_Psn = Tanggal + Bulan + Tahun
Nm_Cust * Nama Customer *
Almt * Alamat Customer *
Isi = No + Kd_Brg + Nm_Brg + Jml + Satuan +
Hrg + Discont + Hrg_Disc
Keterangan : -
No * Nomor Urut *
@ Kd_Brg Terdiri dari 3 digit
Nm_brg * Nama Barang *
Jml * Jumlah Barang *
Satuan * Dalam Dus *
Hrg * Harga Satuan *
Discount * Discount *
Total * Total Bayar *
Hrg_Disc * Harga Setelah Discount *
15 Footer = Total + Discount + PPN + Total_Akhir + Tanda
Terima + Hormat Kami
Keterangan : -
Total * Total Sebelum Pajak *
Discount * Discount *
PPN * Pajak *
Total_Akhir * Total Setelah Pajak *
Tanda Terima = Nama_Customer + Paraf
Hormat Kami = Finance Manager + Paraf
3. Nama Arus Data : Laporan Penjualan
Alias : Laporan Penjulan
Bentuk Data : Cetakan Kertas
Arus Data : Finance manager _ Proses 4.0
Proses 4.0 - Direktur
Penjelasan : Sebagai bukti laporan penjualan
Volume : 1 (satu) lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nm_Prsh + Judul + Periode
Keterangan : -
Nm_Prsh * Nama Perusahaan *
Judul * Nama Dokumen *
Isi = No + No_Invoice + Tgl_Invoice + Kd_Brg +
Nm_Brg + Jml + Hrg + Total
16 Keterangan : -
No * Nomor Urut *
@ No_Invoice Terdiri dari 8 digit
Tgl_Invoice * Tanggal + Bulan + Tahun *
@ Kd_Brg Terdiri dari 3 digit
Nm_Brg * Nama Barang *
Jml * Jumlah *
Hrg * Harga Satuan *
Total * Total Harga *
Footer = Hormat Kami
Keterangan : -
Hormat Kami = Bagian Finance Manager + Paraf
4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai bentuk
dari file-file maupun dokumen-dokumen yang mempunyai peranan dalam proses
pengolahan data sistem usulan. Dokumen-dokumen tersebut berupa dokumen
masukan maupun dokumen keluaran. Adapun bentuk dokumen usulan terdiri dari :
4.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Formulir Pemesanan Barang
Fungsi : Sebagai bukti Pemesanan
Sumber : Customer
17 Tujuan : Bagian Sales Suport
Media : Cetakan Kertas
Frekuensi : Setiap ada pesanan
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran C.1
2. Nama Dokumen : Formulir Pesanan Customer
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang
Sumber : Bagian Sales Suport
Tujuan : Bagian Distribution
Media : Cetakan Kertas
Frekuensi : Setiap ada pemesanan
Jumlah : 2 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran C.2
4.5.2 Spesifikai Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Surat jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang
Sumber : Bagian Distribution
Tujuan : Bagian Sales Suport – Finance Manager - Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang
Jumlah : 4 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran D.1
18 2. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Sumber : Bagian Finance Manager
Tujuan : Customer
Media : Cetakan Kertas
Frekuensi : Setiap ada pembelian barang
Jumlah : 2 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran D.2
3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti laporan penjualan barang
Sumber : Bagian Finance Manager
Tujuan : Direktur
Media : Cetakan Kertas
Frekuensi : Setiap Bulan
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran D.3
19
4.5.3 Normalisasi File
A. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )
Gambat IV.5. Bentuk Tidak Normal
Kd_Brg
Nm_Brg
Jumlah
Satuan
Hrg
Kd_Cust
Nm_Cust
Almt
No-Tlp
No_Psn
Tgl_Psn
Kd_Cust
Nm_Cust
Almt
Tlp
Kd_Brg
Nm_Brg
Satuan
Hrg
Jml
Total
No_Invoice
Tgl_Invoice
Tgl-Kirim
Discount
Total
PPN
No_Psn
Tgl_Psn
Nm_Cust
Almt
Tlp
Ket
No_Invoice
Tgl_Invoice
20
b. Bentuk Normalisasi Ke – 1 ( First Normal Form )
Keterangan :
* = Candidat Key
Kd_Brg *
Nm_Brg
Jml
Satuan
Hrg
Kd_Cust *
Nm_Cust
Almt
No-Tlp
No_Psn *
Tgl_Psn
Jml_Psn
No_Invoice *
Tgl_Invoice
Tgl_Kirim
Discount
PPN
Total
Ket
21 Gambar IV.6. Bentuk Normal Kesatu
C. Bentuk Normalisai Ke – 2 ( 2NF )
Tabel Barang Tabel Customer
Tabel Transaksi
Keterangan :
* = Primary Key
* * = Foreign Key
Kd_Brg *
Nm_Brg
Jml
Satuan
Hrg
Kd_Cust *
Nm_Cust
Almt
No-Tlp
No_Psn *
Tgl_Psn
Jml_Psn
No_Invoice
Tgl_Invoice
Tgl_Kirim
Discount
PPN
Total
Ket
Kd_Brg * *
Kd_Cust * *
22 Gambar IV.7. bentuk Normal Kedua
D. Bentuk Normalisasi Ke – 3 ( 3 NF )
Tabel Barang Tabel Pesanan
Tabel Customer Tabel Pembayaran
Keterangan :
* = Primary Key
** = Foreign Key
= Relasi One
= Relasi Many
Kd_Brg *
Nm_Brg
Jml
Satuan
Hrg
No_Psn *
Tgl_Psn
Tgl_Kirim
Jml_Psn
Kd_Brg **
Kd_Cust **
Kd_Cust *
Nm_Cust
Almt
No_Tlp
No_Invoice *
Tgl_Invoice
Discount
PPN
Total
No_Psn **
23 Gambar IV.8 Bentuk Normal Ketiga
4.5.4 Spesifikasi File
a. File Barang
Nama : Barang
Akronim File : Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data barang
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequential
Media File : Harddisk
Primary Key : Kd_Brg
Software : Visual Basic 6.0
Panjang Record : 37 Karakter
Tabel IV.1 Spesifikasi File Barang
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Barang Kd_Brg Text 3 Primary Key
2. Nama Barang Nm_Brg Text 20
3. Harga Hrg Text 8
4. Satuan Satuan Text 6
24
b. File Customer
Nama : Customer
Akronim File : Customer
Fungsi : Untuk menyimpan data Customer
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequential
Media File : Harddisk
Primary Key : Kd_Cust
Software : Visual Basic 6.0
Panjang Record : 69 Karakter
Tabel IV.2 Spesifikasi File Customer
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Customer Kd_Cust Text 6 Primary Key
2. Nama Customer Nm_Cust Text 20
3. Alamat Almt Text 30
4. Telepon No_Telp Text 12
c. File Pesanan
Nama : Pesanan
25 Akronim File : Pesanan
Fungsi : Untuk menyimpan data pesanan
Tipe File : File Transakasi
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequential
Media File : Harddisk
Primary Key : Kd_Psn
Software : Visual Basic 6.0
Panjang Record : 40 Karakter
Tabel IV.3 Spesifikasi File Pesanan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Nomor Pesanan No_Psn Text 8 Primary Key
2. Tanggal Pesanan Tgl_Psn Date 8
3. Jumlah Pesanan Jml_Psn Text 5
3. Tanggal Kirim Tgl_Kirim Date 8
4. Kode Customer Kd_Cust Text 6 Foreign Key
5. Kode Barang Kd_Brg Text 3 Foreign Key
d. File Pembayaran
Nama : Pembayaran
Akronim File : Pembayaran
Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran
26 Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequential
Media File : Harddisk
Primary Key : No_Invoice
Software : Visual Basic 6.0
Panjang Record : 45 Karakter
Tabel IV.4 Spesifikasi File Pembayaran
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Invoice No_Invoice Text 8 Primary Key
2. Tgl Invoice Tgl_Invoice Date 8
3. Discount Discount Text 9
4. PPN Ppn Text 9
3. Total Total Text 12
4. No Pesanan No_Psn Text 8
4.5.5 Struktur Kode
Adapun tujuan pemakaian kode adalah sebagai berikut :
a. Memudahkan penyiapan untuk memasukkan dokumen data sehingga waktu
yang diperlukan relatife lebih singkat.
b. Menghemat fasilitas tempat penyimpanan.
27 c. Dapat mempercepat proses pengolahan data guna memeperoleh informasi
yang benar sesuai dengan kebutuhan.
Struktur kode yang diusulkan dalam sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Kode Barang
Type : Character
Panjang : 3 Digit
Contoh : P1M
Keterangan : P = Purence
1 = Jenis barang 1 adalah Per botol
M = Warna merah
2. Kode Customer
Inisial Alamat Customer Nomor urut Customer
Inisial Nama Customer
Type : Text
P 1 M
X X X 9 9 9
28 Panjang : 6 Digit
Contoh : KGS001
K G S 0 0 1
Keterangan : K = Inisial nama Customer yaitu Kartika Sari
GS = Inisial alamat Customer yaitu Jl. Gatot Subroto
001 = Nomor Urut Customer
3. Nomor Pesanan
X 9 9 9 9 9 9 9
Nomor Urut Pesanan
Tanggal Pesanan
Bulan Pesanan
Inisial Pesanan
Type : Text
Panjang : 8 Digit
Contoh : P0629001
P 0 6 2 9 0 0 1
Keterangan : P = Pesanan
06 = Bulan Juni
29 = Tanggal 29
29 001 = Nomor urut pertama
4. Nomor Faktur
X 9 9 9 9 9 9 9
Nomor Urut Faktur
Tanggal Faktur
Bulan Faktur
Inisial Faktur
Type : Text
Panjang : 8 digit
Contoh : F0629001
Keterangan : F = Faktur
06 = Bulan Juni
29 = Tanggal 29
001 = Nomor urut pertama
4.5.6 Spesifikasi Program
Tahap selanjutnya membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan dalam
sistem akuntansi usulan. Spesifikasi program yang diusulakn yaitu menerangkan
program-program yang akan digunakan dalam sistem yang diterapkan.
Spesifikasi program tersebut terdiri atas :
F 0 6 2 9 0 0 1
30
Gambar IV.9. Diagram Hipo
0.0
Menu Utama
0.0
1.0
Menu File
0.0
2.0
Menu
Transaksi
0.0
3.0
Menu
Laporan
0.0
4.0
Exit
0.0
1.1
Menu Barang
1.0
2.1
Menu
Pesanan
2.0
3.1
Laporan
Penjualan
3.0
1.2
Menu
Customer
1.0
2.2
Menu
Pembayaran
2.0
31 A Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Program Menu Utama
Akronim Program : Menu.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menampilkan program yang tersedia
Bentuk Lampiran : Lampiran E.1
Proses Program
1. Klik Menu Utama, maka akan tampil menu utama yang terdiri dari Menu
File, Menu Transakai, Menu Laporan dan Exit.
2. Jika memiih salah satu menu utama maka menu yamg dipilih tersebut akan
ditampilkan.
3. Jika memilih Menu Laporan maka akan ditampilkan Menu Laporan
Penjualan. tersebut akan ditampilkan.
4. Jika memilih Exit akan keluar dari program penjualan.
B Spesifikasi Program Menu File
Nama Program : Program Menu File
Akronim Program : Menu.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menampilkan program yang tersedia
Bentuk Lampiran : Lampiran E.2
Proses Program
1. Klik Menu File, maka akan tampil Menu File yang terdiri dari Menu
Barang, Menu Customer.
32 2. Jika memilih salah satu menu dari menu file maka menu yang dipilih
tersebut akan ditampilkan.
C. Spesifikasi Program Menu Barang
Nama Program : Program Menu Barang
Akronim Program : frmbrg.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk melakukan pengolahan data barang
Bentuk Lampiran : Lampiran E.3
Proses Program :
1. Kilk Menu Barang, maka akan tampil Menu Barang.
2. Klik ENTRY untuk memasukkan data barang yang baru.
3. Klik EDIT untuk merubah Data Barang.
4. Klik DELETE untuk menghapus Data Barang.
5. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.
7 Klik EXIT untuk keluar dari Menu Barang kembali ke Menu File.
D. Spesifikasi Program Menu Customer
Nama Program : Program Menu Customer
Akronim Program : frmkons.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk melakukan pengolahan data yang berkaitan
dengan Customer
Bentuk Lampiran : Lampiran E.4
33
Proses Program :
1. Kilk File Menu Customer, maka akan tampil Menu Customer
2. Klik ENTRY untuk memasukkan Data Customer yang baru.
3. Klik EDIT untuk merubah Data Customer
4. Klik DELET untuk menghapus Data Customer
5. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.
6. Klik EXIT untuk keluar dari File Customer kembali ke Menu File .
E. Spesifikasi Program Menu Transaksi
Nama Program : Program Menu Transaksi
Akronim Program : Menu.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menampilkan program yang tersedia
Bentuk Lampiran : Lampiran E.5
Proses Program
1. Klik Menu Transaksi, maka akan tampil Menu Transaksi yang terdiri dari
Menu Pesanan, Menu Pembayaran.
2. Jika memiih salah satu menu transaksi maka menu yamg dipilih tersebut
akan ditampilkan.
F. Spesifikasi Program Menu Pesanan
Nama Program : Program Menu Pesanan
Akronim Program : frmPsn.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
34 Fungsi Program : Untuk memasukkan data pesanan
Bentuk Lampiran : Lampiran E.6
Proses Program
1. Kilk Menu Pesanan, mala akan tampil Menu Pesanan
2. Klik ENTRY untuk memasukkan data yang baru
3. Klik EDIT untuk merubah data pesanan
4. Klik DELETE untuk menghapus data pesanan
5. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.
6. Klik EXIT untuk keluar dari menu pesanan dan kembali ke Menu Transaksi
G. Spesifikasi Program Menu Pembayaran
Nama Program : Program Menu Pembayaran
Akronim Program : frmpemb.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk memasukkan data transaksi Pembayaran
Bentuk Lampiran : Lampiran E.7
Proses Program :
1. Klik Menu Pembayaran, maka akan tampil Menu Pembayaran
2. Klik ENTRY untuk memasukkan data pembayaran yang baru
3. Klik EDIT untuk merubah Data transaksi Pembayaran
4. Klik DELETE untuk menghapus data transaksi Pembayaran
5. Klik SAVE untuk menyimpan datatang ada.
6. Klik EXIT untuk keluar dari Transaksi Data Pembayaran untuk kembali ke
Menu Transaksi
35 H. Spesifikasi Program Menu Laporan
Nama Program : Program Menu laporan
Akronim Program : Menu.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu laporan penjualan
Bentuk Lampiran : Lampiran E.8
Proses Program
1. Klik Menu Laporan, maka akan tampil bentuk layar yang terdiri dari Manu
Laporan Penjualan
2. Jika memilih salah satu menu dari menu laporan, maka menu yang dipilih
tersebut akan ditampilkan.
I. Spesifikasi Menu Laporan Penjualan
Nama Program : Program Menu Laporan Penjualan
Akronim Program : Penjualan.frm
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menampilkan laporan penjualan tunai
Bentuk Lampiran : E.9
Proses Program :
a. Klik laporan penjualan, maka akan muncul tampilan periode laporan
penjualan.
b. Pilih periode penjualan lalu klik Display maka akan tampil bentuk dokumen
laporan penjualan.
36 c. Klik Cetak untuk mencetak dokumen laporan penjualan
d. Klik Exit jika ingin keluar dari menu laporan penjualan.
J. Spesifikasi Menu Exit
a. Nama Program : Program Menu Exit
b. Akronim : Menu File
c. Bahasa : Visual Basic 6.0
d. Fungsi : Untuk keluar dari program
e. Bentuk Lampiran : E.10
Proses Program
1. Klik menu Exit, maka akan keluar dari program.
4.6 Spesifikasi Sistem Komputer
Menjalankan tentang penggunaan dari perangkat keras ( Hardware ) dan
perangkat lunak ( Software ) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan
penggambaran dalam bentuk konfigurasi komputer.
4.6.1 Umum
Komputer sebagai pengolah data dan pendukung suatu kegiatan mempunyai
aspek-aspek dasar komputerisasi, diantaranya adalah aspek hardware dan aspek
software. Adapun yang dimaksud sebagai aspek-aspek dasar komputerisasi adalh
fasilits-fasilitas yang secara prinsip harus ada apabila suatu usaha sudah memasuki
langkah maju dengan menggunakan peralatan komputer sebagai alat bantu dalam
pengolahan data atau pengolahan informasi.
37 Aspek Hardware adalah seluruh fase atau komponen peralatan yang
membentuk suatu sistem komputer, dan peralatan lainnya yang memungkinkan
komputer dapat melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini termasuk mesin-mesin
pembantu penyiapan data, alat-alat telekomunikasi, dan sebaginya. Cara pemilikan
daripada fasilitas peralatan tersebut diatas dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :
a. Paling ideal tentunya seluruh peralatan komputer dimiliki sendiri, baik karena
dibeli atau disewa dari pabrik atau penjual mesin komputer.
b. Pemilik by partial artinya sebagian peralatan tersebut diatas dimiliki sendiri.
c. Menyewa kepada penjual mesin komputer atau pada organisasi perusahaan
berdasarkan waktu pemakaian.
Dengan adanya fasilitas hardware atau komputer saja, tentunya tidak akan
dapat memecahkan problem atau tidak dapat digunakan tanpa adanya bantuan penuh
dari aspek software. Aspek software dalah seluruh fase dari pada sistem pengolahan
data diluar dari peralatan komputer sendiri, namun dengan adanya software ini
barulah komputer dapat digunakan. Cara pemilikan dari pada aspek software ini dapat
mengikuti cara yang ditempuh dalam pemilikan aspek hardware.
Kedua aspek tersebut diatas sangat penting dan saling berhubungan karena
dapat mengidentifikasikan dan menyiapkan aplikasi program sehingga tata kerja
seluruh peralatan komputer serta dapat mengatur dan membuat pekerjaan lebih
efesien.
38 4.6.2 Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat keras komputer terdiri dari beberapa bagian penting yaitu CPU
(Central Proccesing Unit), RAM (Random Memory) dan ROM (Read Only Memory).
Selain komponen utama tersebut ada beberapa macam komponen pendukung yang
tidak kalah penting seperti harddisk, monitor, keyboard, diskdrive, disket, modem dan
lain-lain.
Adapun spesifikasi perangkat keras yang penulis sarankan agar proses
pengolahan data berjalan dengan baik adalah sebagai berikut :
1. Pocessor : Pentium III
2. Memory Size (RAM) : 128 MB RAM
3. Monitor : SVGA 15 ”
4. Keyboard : 108 Keys
5. Floopy Disk : 1,44 MB
6. Harddisk : Kapasitas 40 GB
7. Printer : Dot matrix
8. Mouse : Standard Mouse
4.6.3 Perangkat Lunak ( Software )
Perangkat lunak merupakan program-program yang digunakan untuk
menjalankan perangkat kerasnya diantaranya sistem operasi dan aplikasi program.
Dalam hal ini perangkat lunak komputer yang digunakan adalah sebagai berikut :
Sistem Operasi : Microsoft Windows 98
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
39
Keyboard/Mouse
108 Keys
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemprograman database
tercepat dan termudah untuk membuat suatu aplikasi dalam sistem operasi Windows.
Microsoft Visual Basic 6.0 memungkinkan untuk membuat suatu program yang dapat
menyimpan data tabel maupun gambar grafik pendapatan perusahaan. Pada tahap
kompilasi program menjadi suatu program yang berdiri sendiri (EXE).
4.6.4 Konfigurasi Sistem Komputer
Gambar IV.10
Konfigurasi Sitem Komputer
Harddisk
40 GB
CPU
Intel
Pentium III
Floppy Disk
1,44 MB
Monitor
SVGA
Printer
Dot matrix
40 4.7 Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi merupakan suatu rencana yang menjelaskan sesuatu
tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi sistem komputerisasi
penjualan tunai pada PT. Water Solution Indonesia. Rencana implementasi ini sangat
dibutuhkan dalam langkah-langkah kegiatan penerapannya. Untuk itu maka
diperlukan penyesuaian dalam perencanaannya. Disamping itu perlu faktor-faktor
yang dapat mempengaruhi terlaksananya sistem ini nanti.
Yang perlu diperhatikan adalah faktor biaya, personil, organisasi dana
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta faktor-faktor teknis dalam perangkat lunaknya.
Rencana atau jadwal implementasi ini merupakan dasar pengawasan dalam
penerapannya nanti. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam rangka usaha
mewujudkan sistem yang telah dirancang ini meliputi :
1. Penyiapan data Awal
Penyiapan data adalah suatu kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data yang
nantinya akan digunakan pada sistem usulan setelah selesai diimplementasikan.
Untuk kegiatan ini direncanakan membutuhkan waktu selama satu minggu pada
minggu pertama pada bulan pertama.
2. Pembuatan dan Test Program
Pada kegiatan ini akan dibuat terlebih dahulu suatu file database yang berfungsi
sebagai tempat penampungan data yang telah dikumpulkan pada bagaian diatas.
Pembuatan program ini akan membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan
tahap yang lain. Program yang dibuat diharapkan sebuah program yang benarbenar
mampu menjalankan sistem usulan dengan baik. Pada kegiatan ini
41 diperlukan waktu kurang lebih tiga minggu mulai dari minggu kedua bulan kesatu
hingga minggu keempat bulan kesatu.
3. Pembuatan Buku Petunjuk
Pada tahap ini akan ada petunjuk operasi untuk menjalankan sistem usulan yang
berisi prosedur kerja teknik pembuatan program beserta prosedurnya. Pembuatan
buku petunjuk operasi ini diperkirakan akan membutuhkam waktu selama dua
minggu yaitu mulai minggu ketiga bulan ke dua.
4. Pelatihan
Pelatihan dan training pada tahap ini dimaksudkan agar calon user mengetahui
prosedur kerja yang akan dijalankan., selain itu juga pengenalan lebih lanjut pada
calon user mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk
mengembangkan sistem yang telah ada. Waktu yang diperlukan adalah satu
minggu mulai minggu pertama bulan ketiga.
5. Test Sistem
Test sistem adalah suatu kegiatan untuk menguji kelayakan dari sistem yang
diusulkan secara keseluruhan. Waktu yang diperlukan adalah tiga minggu yaitu
dari minggu kedua hingga ketiga pada bulan ketiga.
6. Peralihan Sistem
Peralihan sistem adalah suatu kegiatan yang akan dialami oleh suatu sistem yaitu
penggantian manualisasi dengan sistem yang diusulkan. Peralihan dapat
dilakukan dengan berbagai cara, baik secara langsung maupun secara bertahap
yaitu pengganntian sistem usulan denga pembagian apabila bagian yang lain
berhasil maka akan dilanjutkan, dan yang terakhir adalah penggantian sistem
42 secara parallel yaitu sistem berjalan dan sistem usulan digunakan secara
bersamaan. Setelah melihat bahwa kondisi sistem dapat berjalan dengan baik,
sistem berjalan akan dihentikan sama sekali. Pada tahap ini memerlukan waktu
dua minggu yaitu mulai minggu pertama hingga kedua pada bulan keempat.
7. Operasi dan Evaluasi
Kegiatan ini adalah suatu kegiatan mengoperasikan sistem usulan secara
keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan
adanya pengawasan secara keseluruhan terhadap sistem agar terhindar dari
kesalahan yang ada. Waktu yang diperlukan adalah dua minggu yaitu mulai
minggu ketiga hingga keempat pada bulan keempat.
Adapun daftar selengkapnya beserta perincian waktu yang diperlukan untuk
masing-masing kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut ini :
43 Tabel IV.7. Jadwal Implementasi
Jadwal Implementasi
Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV
No Kegiatan
1 2 3 4 1 2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1. Pengumpulan Data Awal X
2. Pembuatan dan Test Program X X X
3. Pembuatan Buku Petunjuk X
4. Pelatihan X
5. Test Sistem X
X
6. Peralihan Sistem X
X
7. Operasi dan Evaluasi X
X
44 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Penulis telah menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini yang membahas mulai
dari sistem berjalan sampai dengan sistem usulan. Penulis dapat mengambil suatu
kesimpulan dari sistem penjualan tunai PT. Water Solution Indonesia ini. Adapun
kesimpulan yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut :
1. Pada sistem berjalan kelemahan dari sistem teknologi yang digunakan
mempengaruhi citradan kinerja PT. Water Solution Indonesia. Karena sistem
yang dilakukan masih secara manual, sehingga mengakibatkan penjualan
secara tunai tidak efektif dan efesien.
2. Dalam mencapai kinerja yang diharapkan peranan sumber daya manusia
sangat menentukan, karena dalam mengevaluasi sistem yang berjalan serta
upaya untuk terus menyempurnakannya harus diimbangi oleh peningkatan
penggunaan teknologi dari sistem informasi yang diperlukan.
3. Dengan menggunkan sarana komputer sebagai alat bantu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi oleh sistem yang lama, maka dengan adanya
komputerisasi sistem yang baik diharapkan akan mampu mengatasi
permasalahan sehingga dapat menyajikan hasil yang relatif cepat dan tepat.
4. Dengan penerapan komputerisasi sistem diharapkan dapat memperbaiki
kelemahan dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan
penjualan.
45 5. Dengan penerapan komputerisasi sistem menciptakan produktifitas kerja yang
tepat, cepat, cermat dalam pengolahan data dan penyampaian laporan.
5.2 Saran-saran
Dari kesimpualan diatas maka Penulis mencoba memberikan saran-saran
dengan harapan dapat bermanfaat dana menjalankan sistem penjualan barang
dengan baik:
1. Dalam melakukan pengoperasian komputer beserta sistemnya, personil
diberikan pelatihan sehubungan dengan penerapan sistem yang baru sehingga
personil tersebut diharapkan dapat melaksanakan menurut prosedur yang telah
ditentukan agar kegiatan tersebut dapat berlangsung dengan lancar dan aman.
2. Komputer sebagai salah satu kemajuan teknologi dapat membantu manusia
untuk mempermudah aktifitas manusia, namun tetap diperlukan pengetahuan
yang luas untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat sesuai dengan
kebutuhan.
3. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file sebaiknya perlu dibuat
file Back Up atau duplikat untuk setiap file yang digunakan agar jika terjadi
kesalahan atau kerusakan maka perusahaan tidak akan kehilangan data dan
kegiatan perusahaan akan berjalan dengan baik dan lancer, dan tidak
mengakibatkan kerugian pada perusahaan.
4. Untuk menghasilkan laporan yang baik maka pengalihan data harus dilakukan
dengan teliti, karena ketelitian sangat diharapkan dan dibutuhkan oleh bagian
penjualan dalam pengolahan data dan juga kerjasama dan rasa tanggung
46 jawab masing-masing personil sangat diharapkan demi mencapai hasil yang
maksimal.
5. Perlu adanya suatu pemeliharaan dan pemeriksaan rutin terhadap perangkat
keras dan perangkat lunak supaya sistem ini senantiasa berjalan dengan baik.
Demikianlah saran-saran yang bias penulis sampaikan, sistem usulan yang
penulis terapkan masih perlu dikembangkan lebih lanjut lagi apabila ingin
dikomputerisasikan secara keseluruhan agar komunikasi dan kerjasama antar bagian
saling manunjang demi meningkatkan kualitas perusahaan.
Sumber

adi .s